VÖA-Grundkurs 2014: One-Person-Archives

Im Rahmen des vom Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare (VÖA) organisierten Grundkurses für Archivarinnen und Archivare, der von 15. bis 19. September 2014 am Österreichischen Staatsarchiv stattfand, hielt zum ersten Mal auch Stiftsarchivar Maximilian Alexander Trofaier, der Autor dieser Zeilen, gemeinsam mit Helga Penz (Referat für die Kulturgüter der Orden bzw. Stiftsarchiv Herzogenburg) und Beatrix Vreca (Stadtarchiv Bad Radkersburg) eine Einheit zum Thema „One-Person-Archives“. Während Vreca über Sammlungsprofile (Photos, Nachlässe u. ä.) und Penz über die Schaffung von Grundordnungen und Findbehelfe vortrugen, sprach Trofaier unter dem Titel „Aufgaben der Archivarin bzw. des Archivars“ – basierend auf den Erfahrungen aus dem Archiv des Schottenstifts als Privatarchiv mit großteils bereits abgeschlossenen historischen Beständen – in erster Linie Themen aus den Bereichen Archivmanagement und Öffentlichkeitsarbeit an.

Der Profilierung der Archivarin bzw. des Archivars dient zunächst die Tätigkeitsbeschreibung, die ein adäquates Mittel darstellt, sich die eigenen Aufgaben allzeit vor Augen führen zu können, aber auch um eine Rechtfertigungsgrundlage gegenüber Vorgesetzten und Außenstehenden zu haben. Den Ausgangspunkt für eine Tätigkeitsbeschreibung bildet ein idealer Vollkatalog der Aufgabenbereiche, die in einem Ein-Personen-Archiv eben alle an einer einzigen Person hängen bleiben. Konkret sind diese gegliedert in mehrere Teilbereiche der Archivierung, der Benutzung, der Vernetzung und Fortbildung, der Öffentlichkeitsarbeit und des Ausstellungswesens, des Archivmanagements sowie eventuell der wissenschaftlichen Forschung. Bei all dem ist jedoch die Erkenntnis der eigenen Grenzen und die Setzung von Prioritäten bei gleichzeitiger Bewahrung von Flexibilität notwendig.

Für eine Positionierung des Archivs innerhalb der eigenen Institution ist neben der informellen Kommunikation vor allem der Tätigkeitsbericht – meist ein Jahresbericht – von besonderem Stellenwert. Dieser sollte sich in Sprache und Ausführlichkeit an der avisierten Leserschaft orientieren. Es empfiehlt sich, laufende Tätigkeitsaufzeichnungen in einer zentralen Datei zu führen, die am Ende des Jahres lediglich noch einer Schlussredaktion unterzogen werden müssen. Die Struktur des Berichts sollte jene der Aufgabenbereiche widerspiegeln. Ebenso sollte die Bedeutung von Benutzerstatistiken nicht unterschätzt werden.

Ein weiterer wesentlicher Punkt zur Positionierung ist die nach innen gerichtete Öffentlichkeitsarbeit – auch mit dem Schlagwort „Inreach“ zu betiteln. Hier können die äußerst positiven Erfahrungen des Archivs des Schottenstifts mit der eigenen Facebook-Seite und diesem Blog angeführt werden, die beide eben nicht nur Außenstehende sondern auch Personen innerhalb der eigenen Institution ansprechen und erreichen. Wichtig ist jedoch die Erkenntnis, welche Kommunikationsstrategie für die jeweilige Institution die richtige ist; als Alternativen zu nennen wären etwa auch ein E-Mail-Newsletter oder auch einfach ein regelmäßig umgestalteter Schaukasten.

Die angesprochenen Punkte mögen als selbstverständlich erscheinen, sind es aber häufig leider nicht. Umso mehr muss betont werden, wie sehr ihre Befolgung nicht nur zu einer Erleichterung der Arbeit der Archivarin bzw. des Archivars sondern auch zu einer gesteigerten Wahrnehmung und Wertschätzung führen kann.