Secretaria de Gestão Estratégica elabora programa para preservação documental

É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico. É o que diz a Portaria Conjunta nº 6/2018, editada pela Presidência do Tribunal de Justiça e pela Corregedoria Geral de Justiça para instituir a criação da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), responsável por desenvolver os instrumentos de Gestão Documental, Informações Arquivísticas e de Dados Públicos integrados do Poder Judiciário potiguar.

Com base nessa resolução, a Secretaria de Gestão Estratégica do TJRN deu início a um programa, ainda em fase de planejamento, para organizar a chamada “massa documental” produzida ao longo dos anos pelas áreas jurídicas e administrativas do TJRN. O objetivo é dar a destinação correta a cada tipo de documento, identificando quais deverão ser mantidos em arquivos, quais têm caráter histórico e quais deverão ser descartados. Esta é a primeira iniciativa na área, tendo em vista que nunca houve descarte documental pelo Poder Judiciário do Rio Grande do Norte.

“Documento guardado, sem utilização, não tem serventia. Você tem que ter algo que você consiga fazer o resgate e que ele sirva para algum fim”, afirma a servidora Larissa Inês da Costa, que trabalha na elaboração do programa. “São 125 anos de história que se não forem bem organizados ficarão perdidos na história”, ressalta.

Entretanto, diante da perspectiva de que a identificação do material será um processo extenso e sem data definida para acabar, a Gestão Estratégica trabalha também na elaboração de um plano emergencial, com vistas a desafogar os arquivos existentes na capital e minimizar o risco de deterioração dos documentos. A estimativa é de que apenas o Depósito Judicial de Natal mantenha 36 mil caixas com documentos.

“Destinar uma equipe para abrir cada caixa, ver cada processo e dizer qual o valor que aquele documento tem, que tempo que ele vai ter de vida, se pode ser ou não descartado, isso demanda um projeto bem detalhado. Assim, há um projeto emergencial, já que os arquivos hoje não têm mais espaço nem condições de receber mais documentos ou de manter os que estão lá”, aponta a servidora Edilandia Nunes, que também atua na iniciativa.

Ela ressalta a importância da iniciativa, ao proporcionar a redução de custos com armazenamento e o resgate de dados públicos e documentos históricos. “No Memorial do TJRN nos deparamos com o processo de Lampião. Mas será que só Lampião passou pela história do RN? Então imagine quantos outros processos terão que ser garimpados”, complementa Larissa Costa.

O trabalho de planejamento passa pela definição de instrumentos de regulação para o tratamento a ser dado a cada tipo de documento e as etapas necessárias para isto. Após a seleção, o próximo passo é a aplicação das técnicas para armazenamento dos documentos, tabela de temporalidade e manutenção de informações. Os documentos de valor histórico, por exemplo, poderão ser armazenados em repositórios digitais. Já os que serão descartados, deverão ter a reciclagem como destino final.